Si vous travaillez dans un métier lié au marketing, à la communication ou plus généralement au numérique, vous savez que de nombreux outils sont utilisés pour travailler ensemble. D’ailleurs, depuis la popularisation du télétravail, ces derniers sont de plus en plus utilisés ! Nous pourrions citer Slack pour communiquer, les CRM collaboratifs ou encore l’écriture à plusieurs sur un même article. Quoi qu’il en soit, suivre une formation sur les outils collaboratifs vous permettra d’en profiter pleinement. Explications.
Plan de l'article
Les avantages d’une formation sur les outils collaboratifs
Vous l’aurez rapidement compris : le premier avantage d’une formation d’utilisation des outils collaboratifs, c’est évidemment de savoir les utiliser ! En effet, ces derniers regorgent d’astuces pour améliorer votre productivité, et il serait dommage de passer à côté. Ainsi, la formation vous apprendra à maîtriser des outils dans plusieurs domaines :
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- Gestion de projets, notamment en ce qui concerne la synchronisation des fichiers ou des tâches en commun.
- Le suivi de la clientèle (lorsque plusieurs chargés de service client doivent traiter le même dossier, c’est plus pratique).
- La communication entre employés comme Slack, ce qui facilite grandement les choses à l’heure du télétravail.
- La visioconférence, comme Google Meet ou Skype, encore une fois, chose utile lors du travail à distance.
Bref, imaginez-vous un instant : vous êtes en pleine conf call et vous devez vite transmettre un fichier important que tout le monde attend. Pour savoir où est ce fichier, vous devez consulter le logiciel de gestion de projets. Arriverez-vous à jongler entre les différents logiciels collaboratifs pour le transmettre ? La formation sur ce thème, vous permettra de connaitre les moindres recoins de ces logiciels !
Les différents types d’outils collaboratifs et comment les utiliser efficacement
Mais concrètement, quels sont donc les différents types d’outils collaboratifs à maîtriser ? Et comment les utiliser efficacement ?
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Il y a les logiciels de visioconférence. Avec la pandémie actuelle et l’apparition du télétravail, leur utilisation est devenue primordiale pour maintenir une communication fluide entre collègues ou avec des clients. Les plus connus sont sans aucun doute Skype ou Zoom, mais Google Meet s’impose aussi comme un outil pratique et gratuit.
Vient la gestion de projets qui permet aux membres d’une équipe de travailler ensemble sur un même projet en temps réel. Ils peuvent ainsi partager des fichiers, discuter via chat ou encore suivre l’avancement du projet grâce au fameux diagramme de Gantt. Parmi ces outils, nous retrouvons Trello qui facilite grandement la collaboration dans le cadre de projets agiles ou encore Asana qui propose davantage d’options quant à la définition des tâches, par exemple.
Pour ce qui est du stockage et partage des documents en ligne, c’est Dropbox que nous recommandons plutôt que Google Drive car sa version gratuite offre plus d’espace mémoire (2 Go contre 15 Go).
Slack est un type spécifique : il s’agit ici davantage d’une application mobile destinée à améliorer l’efficacité communicationnelle interne aux entreprises. Mise en place depuis 2014, elle compte aujourd’hui trois millions d’utilisateurs journaliers rien qu’en France ! Son avantage majeur étant notamment son ergonomie tout à fait adaptée pour favoriser une communication rapide entre collaborateurs.
Chacun de ces outils introduit ses propres avantages et il faut maîtriser les bases pour en découvrir toute la richesse. Il s’agit d’apprendre à utiliser chaque application en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise ou du projet !
Les erreurs courantes à éviter lors de l’utilisation d’outils collaboratifs et comment les résoudre
Maintenant que nous avons vu les avantages d’une formation sur les outils collaboratifs, il faut prendre en compte les erreurs courantes à éviter lors de leur utilisation. Ces erreurs peuvent entraîner des perturbations dans le travail et compromettre la productivité.
La première erreur à éviter est l’utilisation excessive du chat ou de la messagerie instantanée. Cette méthode peut être utile pour communiquer rapidement avec ses collègues, mais elle n’est pas toujours adaptée à toutes les situations. Il faut savoir doser son usage et privilégier un autre moyen de communication lorsque cela est nécessaire.
Une deuxième erreur fréquente consiste à ne pas respecter la confidentialité des données partagées en ligne. Il faut opter pour des options pour limiter l’accès aux conversations sensibles (telles que celles concernant des clients).
Une dernière erreur très commune est celle liée au manque de formation sur ces outils collaboratifs : beaucoup d’utilisateurs ne connaissent pas toutes leurs fonctionnalités ni comment tirer pleinement partie de leur potentiel ! Pour remédier à cela, suivre une formation dédiée permettra non seulement d’éviter ces erreurs mais aussi d’optimiser sa gestion globale du temps et augmentera considérablement votre efficacité personnelle au sein du travail quotidien.
Malgré tous nos efforts préventifs, il arrive parfois qu’un problème survienne : connexion instable pendant une visioconférence ou perte accidentelle de fichiers importants, par exemple. Dans ces situations, il faut garder son calme et essayer différentes solutions pour résoudre le problème. En cas de blocage persistant, la solution ultime reste évidemment de contacter l’équipe support technique.
Les outils collaboratifs sont des éléments essentiels dans notre monde professionnel actuel. Leur utilisation efficace peut simplifier considérablement la communication et le travail en équipe tout en augmentant la productivité globale quotidienne. Mais leur mauvaise gestion ou une absence totale de formation peuvent entraîner des erreurs préjudiciables à l’entreprise ! Prenez donc garde à éviter les pièges courants et n’hésitez pas à vous former pour apprendre toutes les astuces permettant d’en tirer le meilleur parti possible.
