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Comment déclarer la naissance d’un enfant à son employeur ?

La naissance d’un enfant est un évènement heureux dans la vie de tout parent. C’est un évènement qu’on annonce aux parents, aux amis, aux proches et plus encore à son employeur. Déclarer la naissance de son enfant à son employeur est très important pour bénéficier des avantages afférents à ce nouveau statut et profiter pleinement des premiers instants avec son enfant.

Et pour faire cette déclaration de naissance à son employeur, il faudra adopter une certaine démarche. Alors, comment déclarer la naissance de son enfant à son employeur ?

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Envoyer un extrait d’acte de naissance à son employeur

Il est indispensable de déclarer la naissance de son enfant à son employeur pour bénéficier d’un congé de maternité ou de paternité. Un congé maternité ou paternité est régi par le Code du travail comme un arrêt momentané de travail pris par la mère ou le père après la naissance de son enfant. Il peut être sollicité par un salarié, quelle que soit la nature de son contrat ou son ancienneté dans l’entreprise.

Ainsi, lorsque vous envoyez un extrait d’acte de naissance à votre employeur, ce dernier prendra les précautions qu’il faut afin de vous permettre de partir en congé de maternité ou de paternité.

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Rappelons que pour obtenir l’acte de naissance de votre enfant, vous devez le déclarer dans les cinq jours suivants sa naissance. Cette déclaration peut se faire sur le site acte de naissance en ligne ou dans la mairie du lieu de naissance de l’enfant. Ce n’est qu’après cette déclaration que vous obtiendrez l’acte de naissance à envoyer à votre employeur. L’avantage avec une déclaration en ligne est le gain de temps et d’argent, car vous n’aurez pas à vous déplacer pour obtenir l’acte et c’est gratuit.

Avant l’envoi de l’acte de naissance à votre employeur, vous devez au préalable l’avertir un mois à l’avance de la date probable de la naissance de votre enfant. Ainsi, à la naissance de votre enfant, vous n’aurez qu’à communiquer la date réelle afin de planifier avec votre employeur la date de vos congés. Ceci vous permet d’être dans le délai réglementaire légal de 25 jours au cours duquel votre employeur ne peut vous refuser un congé.

Sachez que la durée du congé de paternité pour le salarié a été allongée depuis le 1er juillet 2021 à 25 jours calendaires pour les naissances simples et à 32 jours pour les naissances multiples. Sachez également que les congés de paternité se prennent dans les six mois suivants la naissance d’un enfant. Lorsque ce délai passe, votre employeur peut refuser de vous accorder un congé parental.

Pour finir, retenez que pendant les congés de maternité ou de paternité, vous ne touchez que des indemnités journalières qui vous seront octroyées par la sécurité sociale et pas de salaire.

Envoyer un courrier en lettre recommandée avec accusé de réception à votre employeur

L’un des moyens pour déclarer la naissance de votre enfant à votre employeur est de lui adresser un courrier en lettre recommandée avec accusé de réception. À cette lettre, vous devez joindre un extrait d’acte de naissance (seule pièce justificative demandée) de l’enfant.

Le courrier recommandé constitue la garantie que votre lettre est bien arrivée à destination et l’accusé de réception en est la preuve en cas de litige avec votre employeur. Ce courrier doit être rédigé d’une certaine manière pour être conforme aux exigences administratives.

Ainsi, le courrier que le salarié doit envoyer à son employeur doit contenir les éléments suivants :

  • le nom, prénom, adresse et profession du père ou de la mère de l’enfant ;
  • la date prévisionnelle de la naissance de l’enfant ;
  • la date de début des congés ;
  • le certificat médical renseignant sur la date prévue de l’accouchement.

Ce n’est qu’après l’intégration de tous ces éléments dans votre courrier que vous pouvez l’envoyer à votre employeur. Après réception, votre employeur pourra vous accorder votre congé paternité ou maternité à la date mentionnée.

Par ailleurs, il est à noter que la déclaration de naissance dépend également du secteur dans lequel vous travaillez.

Tenir compte de son secteur d’activité pour déclarer la naissance de son enfant à son employeur

La déclaration de la naissance de votre enfant à votre employeur dépend du fait que vous soyez dans le secteur public ou dans le secteur privé.

Dans le secteur public

Dans le secteur public, la déclaration de naissance à votre employeur est très encadrée. Il est recommandé d’informer sur votre état avant la fin de votre quatorzième semaine de grossesse.

Pour ce faire, vous devez transmettre à votre direction des ressources humaines, un formulaire avec la mention premier examen médical prénatal délivré par votre sage-femme ou votre médecin dans un courrier recommandé.

Dans le secteur privé

Si vous êtes une femme, quelle que soit la nature de votre contrat (contrat à durée déterminée ou contrat à durée indéterminée), vous n’avez aucunement l’obligation de déclarer votre état de grossesse à votre employeur.

Mais si vous désirez avoir un congé maternité, vous êtes obligé de l’informer par courrier recommandé de votre état, de la date de départ et de reprise que vous souhaitez. Le secteur privé offre de ce fait une marge de manœuvre quant à l’annonce de votre grossesse à votre employeur. Mais le mieux pour vous est de l’en informer à l’avance.

Contrairement au secteur public, dans le secteur privé, vous pouvez demander à avoir un rendez-vous avec votre employeur. Pour y arriver, optez pour un jour où celui-ci semble être de bonne humeur et faites-lui part de vive voix de la nouvelle de l’accouchement. Profitez également de ce moment pour lui remettre en main propre le courrier attestant votre déclaration. Ce courrier doit contenir vos dates de début et de fin de congé maternité ainsi que le certificat médical. Il est toujours bien d’informer votre employeur avant vos collègues.

Si vous êtes le futur père, vous devez informer votre employeur un mois avant le début de votre absence afin de bénéficier d’un congé paternité. Une déclaration verbale devrait suffire, mais pour éviter d’éventuels désagréments, vous devez également adresser à votre employeur un courrier recommandé.

De toutes les façons, peu importe le secteur dans lequel vous travaillez, vous devez déclarer la naissance de votre enfant à votre employeur dans les règles établies.

La déclaration de la naissance de son enfant à son employeur est très importante lorsqu’on est salarié. Elle vous offre l’avantage d’être en mesure de bénéficier d’un temps de repos et de bien d’autres choses liées à votre nouveau statut de père ou de mère. Vous savez donc désormais comment déclarer la naissance de votre enfant à votre employeur.

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