Lorsque vous achetez un produit ou un quelconque article chez un vendeur, il est recommandé de demander une facture acquittée. Ce document représente un moyen de preuve pour justifier que les montants dus pour l’achat d’une prestation de services ont bien été versés dans leur totalité. Comment faire une facture acquittée ? La mise au point dans cet article.
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Plan de l'article
- La rédaction d’une facture acquittée, comment se passe-t-elle ?
- Les éléments obligatoires figurant sur une facture acquittée
- La valeur juridique d’une facture payée
- La facture acquittée, une utilité comptable et juridique
- Facture acquittée par le vendeur
- Facture acquittée par l’acheteur
- Facture acquittée par un comptable dans le cadre d’un marché public
La rédaction d’une facture acquittée, comment se passe-t-elle ?
Si vous devez envoyer une facture acquittée à votre client ou simplement en émettre une pour votre comptable ou comptabilité, vous ne devez pas produire une nouvelle facture. La mention payée ainsi que les autres éléments obligatoires doivent figurer sur la facture existante. Celle-ci va donc garder son numéro de facture, sa date d’émission ainsi que les informations liées aux prestations effectuées ou aux articles vendus. Ce qui servira également de pièces justificatives devant les juridictions au besoin. En gros, faire une facture acquitée repose sur l’édition du document initial en complétant certains éléments obligatoires.
Les éléments obligatoires figurant sur une facture acquittée
Pour qu’une facture soit valable, elle doit contenir les informations ci-dessous :
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- la mention payée ;
- la date à laquelle le paiement a été fait ;
- le mode de règlement, le cas échéant, les références du paiement ;
- la signature ou le cachet du vendeur.
Par exemple, vous pouvez indiquer sur votre facture : facture payée le jjj/mmm/aaa par chèque n°000 ou en fonction du paiement, à la place de “par chèque”, vous pouvez mettre “par virement bancaire”.
La valeur juridique d’une facture payée
Une facture payée ou acquittée peut être un moyen justificatif de paiement en cas de contestation sur le règlement d’un créancier. Elle doit donc être jalousement gardée avec les autres papiers comptables. En réalité, c’est un document justificatif qui est accepté par les tribunaux français pour prouver de votre bonne foi ou du paiement de votre créance sur la base de l’article 1353 du Code civil. Pour rappel, cet article stipule que : “Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la justifier. De la même façon, celui qui se prétend libéré doit prouver le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation”. Pour ainsi tirer profit de cette valeur probatoire, il est judicieux que la facture payée comporte l’ensemble des éléments obligatoires précités.
La facture acquittée, une utilité comptable et juridique
À la différence d’une facture simple, la facture acquittée est un document comptable qui vous protège en cas de litige, et qui vous permet de tenir votre comptabilité à jour. Cette dernière peut être fournie par le vendeur, par l’acheteur ou provenir d’un comptable public dans le cadre d’un marché public.
Facture acquittée par le vendeur
C’est le cas le plus courant. L’unité juridique qui administre la facturation peut, dès la réception du paiement, signaler que les montants dus ont bien été réglés en mettant la mention “payée” sur la facture concernée. Cette facture acquittée doit être transmise automatiquement au client, pour l’informer de la bonne réception du paiement.
Mais attention, en tant que fournisseur ou vendeur, vous ne devez pas créer une nouvelle facture. En effet, vous devez plutôt utiliser la facture initiale afin qu’elle conserve le même numéro. Si vous utilisez un logiciel de facturation, vous pouvez tranquillement éditer votre facture pour ajouter toutes ces informations. Ensuite, vous pouvez envoyer la facture acquittée à votre client s’il vous en fait la demande. Dans tous les cas, vous devez conserver une copie de ce document parmi vos fichiers comptables afin de pouvoir la présenter comme preuve en cas de contestation.
Facture acquittée par l’acheteur
Celui qui a reçu une facture peut lui-même certifier de son paiement dès lors que son compte bancaire a bien été débité des soldes dus. Il peut ainsi apposer la mention “acquittée” sur la facture originale. L’intérêt pour l’acquéreur est de pouvoir justifier au créancier le paiement de la somme due. Il peut tout de même transmettre cette facture payée à son vendeur, en ajoutant un exemplaire du relevé de compte bancaire sur lequel la somme due a été prélevée.
Facture acquittée par un comptable dans le cadre d’un marché public
Dans ce cas précis, les entreprises chargées du marché vont établir des factures accompagnées d’un relevé de mandat attesté par le comptable public. Ce dernier va alors mentionner la date de chaque paiement intervenu sur chacune des factures élaborées.
En résumé, une facture acquittée est un document servant de justificatif de paiement et peut être produite devant les tribunaux en cas de contestation. Afin qu’elle soit valable de façon juridique, elle doit contenir des mentions obligatoires. Aussi, c’est un document qui peut être édité par le vendeur ou l’acheteur.
