10 astuces pour mieux organiser votre travail

Vous voulez gagner en temps, en efficacité et en sérénité ? Cela est une excellente idée. Que ce soit dans votre travail ou dans d’autres domaines, il est important de bien s’organiser. Cela vous évite des prises de tête et le stress. Trouvez dans cet article 10 astuces pour mieux organiser votre travail.

Avoir un espace de travail

Pour mieux organiser votre travail, il est important de construire votre espace de travail. Ainsi, disposez votre bureau de sorte à vous sentir à l’aise et maître de votre travail. Vous pouvez choisir les couleurs, les objets afin d’avoir un espace propre à vous. De même, il est aussi important de maintenir toujours votre bureau en ordre pour retrouver facilement vos outils.

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Organisez vos informations

Lorsque vous recevez des mails en rapport avec votre travail, vous pouvez les catégoriser. Cela vous permet de classer selon l’importance et le type de messages. Vous pourrez également utiliser les outils tels que les drapeaux afin de marquer les messages qui nécessitent un suivi.

Évitez la distraction

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Pendant votre temps de travail, éloignez-vous de toutes choses qui peuvent vous distraire. Ainsi, il est conseillé de baisser le volume de votre téléphone par exemple pour ne pas être distrait par les coups de fil. Vous pouvez aussi masquer les notifications des réseaux pour ne pas être tenté d’aller voir la nouvelle info toutes les fois que vous recevez une notification.

Faîtes des listes de tâches

Les listes de tâches sont des outils efficace qui vous permettent de prévoir les tâches que vous devez exécuter. En effet, avec cette méthode, vous avez une idée de ce que vous devez faire pendant votre journée, semaine et même mois. Vous pourrez ainsi faire un suivi.

Assurez-vous que votre calendrier est à jour

Le calendrier vous permet de vous imposer des contraintes de temps dans votre travail. De même, lorsque vos rendez-vous et vos délais de livraison sont à jour, vous pouvez respecter vos engagements vis-à-vis de vos clients et collaborateurs. Servez-vous du calendrier 2023 pour plus d’efficacité.

Ne cherchez pas à tout faire à la fois

Pour plus d’efficacité, évitez d’entamer et d’exécuter plusieurs projets à la fois. En effet, lorsque vous faites plusieurs choses, vous pourrez être confronté à l’oubli et même au stress.

Prévoyez des moments de détente

Vous devez vous détendre lorsque vous travaillez. Évitez de prévoir des tâches pour toute la journée sans pause. En effet, les moments de détente vous permettent de vous reposer, de manger, de voir vos messages, etc.

Automatisez certaines tâches

Avec les nombreux outils d’automatisation, vous n’avez plus besoin d’exécuter toutes les tâches vous-même. Alors, vous pouvez vous en servir pour économiser du temps.

Optez pour un tableau d’affichage

Cet outil de mémoire visuelle vous permet d’organiser plus efficacement votre travail et de l’avoir sous vos yeux. Ainsi, vous pouvez les repérer très facilement.

Organisez vos idées

Pour mieux organiser votre travail, vous devez aussi organiser vos idées. En effet, cela permet de gérer vos préparations, vos prises de notes et bien d’autres. Pour le faire, vous pouvez utiliser des cartes cadeaux ou des logiciels.

Voilà quelques astuces qui vous aideront à mieux organiser votre travail et donc obtenir de bons résultats.

Établissez des priorités

Travailler de manière efficace, c’est aussi établir des priorités. Effectivement, vous devez savoir ce qui doit être fait en premier et ce qui peut attendre. Pour cela, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower.

Cette matrice consiste à classer vos tâches selon leur urgence et leur importance. Les tâches urgentes sont celles qui doivent être effectuées rapidement tandis que les tâches importantes sont celles qui ont un impact significatif sur votre travail.

En utilisant cette méthode, vous pourrez mieux gérer votre temps et éviter le stress lié aux deadlines imminentes ou aux projets importants non réalisés. Vous devez noter que certaines personnes ont tendance à se concentrer uniquement sur les tâches urgentes alors qu’il existe une multitude de choses importantes à faire dans le cadre du travail. Cela peut conduire à une situation où il y a peu ou pas d’avancement sur les projets clés, entraînant ainsi une diminution des résultats finaux.

Pour éviter cela, prenez le temps dès le début de chaque journée pour planifier votre emploi du temps en fonction de la matrice d’Eisenhower afin que vous puissiez travailler efficacement vers vos objectifs prioritaires tout en accomplissant aussi ceux qui doivent être faits immédiatement.

Apprenez à dire non

Lorsque vous êtes débordé de travail, il peut être tentant d’accepter toutes les demandes qui vous sont adressées pour ne pas paraître incapable ou peu coopératif. Apprendre à dire non est une compétence importante à acquérir si vous souhaitez mieux organiser votre travail et éviter le stress lié au surmenage.

Pour commencer, évaluez chaque demande qui vous est faite en termes de son importance réelle par rapport aux autres tâches que vous avez déjà planifiées. Si la demande n’est pas urgente ou qu’elle ne sert pas vos objectifs prioritaires, alors pensez à bien communiquer clairement avec les personnes qui font des demandes afin qu’ils puissent comprendre pourquoi leur demande a été rejetée. Vous pouvez expliquer votre charge de travail actuelle et leur proposer un autre moment plus propice pour discuter du projet en question.

Lorsque quelqu’un fait une nouvelle requête alors que vous êtes encore occupé par une précédente tâche urgente, n’hésitez donc pas à lui faire savoir gentiment mais fermement que cette dernière sera traitée dès que possible mais après l’échéance prévue pour la première.

Apprendre à dire non prendra peut-être un certain temps avant d’être maîtrisé pleinement ; cependant, cela deviendra vite bénéfique dans votre organisation personnelle ainsi qu’au sein même du groupe où nous pouvons avoir tendance à trop vouloir plaire aux collègues sans penser assez souvent au respect total des règles du jeu professionnel.