Assister à des réunions, écouter, saisir, prendre des notes, résumer et écrire. Il s’agit de l’approche classique pour créer des comptes rendus de réunion. La préparation de rapports et de procès-verbaux est souvent exigée par la loi. Pour votre tranquillité d’esprit, il existe des agences de rédaction spécialisées dans la transcription de rapports. Quels sont les atouts de recourir à une société de transcription ? On vous l’explique dans cet article.
Plan de l'article
Profiter pleinement de la délégation, de la rédaction du compte-rendu
Le temps de la secrétaire désignée lors de la réunion sera dédié à la préparation des rapports et procès-verbaux. En fait, cette tâche est souvent confiée à :
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- des représentants des fonctions publiques
- des salariés de l’entreprise.
S’il n’y a pas de discussion préalable avant la réunion, le rapport final peut prendre plusieurs jours ouvrables. Toutefois, le temps consacré à la rédaction et à la relecture du procès-verbal ou du compte-rendu de la réunion peut être réaffecté, les avantages :
Se centrer sur d’autres tâches
Ainsi, en externalisant votre transcription à une agence spécialisée dans la transcription, vos employés et vos agents peuvent se concentrer sur d’autres tâches. Dans certains cas, cela peut être plus urgent ou stratégique pour votre entreprise. Écrire demande beaucoup d’énergie et après une matinée d’écriture, les agents et les employés sont moins productifs sur d’autres tâches. Autrement dit, vous pouvez gagner du temps en externalisant la préparation des procès-verbaux de réunion. Ce dernier peut être utilisé différemment selon les personnes. Tous ces aspects contribuent à améliorer la qualité des comptes rendus de réunions.
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Utiliser l’enregistrement ou la sténographie
Parfois, le Code du travail présage même l’opportunité d’utiliser des enregistrements de tiers ou des sténographies pour créer des procès-verbaux. C’est le cas par exemple du CSE. L’article D2315-27 du Code du travail, modifié par le décret 2017-1819 de la Commission socio-économique du 29 décembre 2017, autorise et statue les formalités de cette pratique. Toutefois, il existe une condition irréfutable. Il s’agit de garder les informations confidentielles, une garantie avec les rédacteurs d’une agence professionnelle en la matière.
Opter pour le professionnalisme
L’équipe dédiée fournit une assistance sur site par visio ou enregistrement pour :
- un compte rendu et PV CSE, IRP, CSSCT, CSEC
- un compte rendu et PV AG, CA, CODIR et COMEX
- un compte rendu de conférences, congrès et formation
- un procès-verbal de conseil municipal, de comité d’agglomération et CCAS
Expert en langue française
Le rédacteur de compte rendu externe est un expert. Il maîtrise parfaitement la langue de Molière : orthographe, grammaire, syntaxe et la mise en page telle que les options avancées de Word. Vous recevrez ainsi un document dans un français impeccable prêt à être diffusé.
L’agence vous alloue la personne idéale
Votre domaine d’activité est particulier ? Pas de panique. Le savoir-faire et l’expérience du rédacteur lui permet de comprendre un large éventail de sujets à partir des commentaires lors des sessions et grâce à des recherches sur des sites web vérifiés. De même, l’agence de rédaction experte dispose également d’une grande variété de profils de rédacteurs, afin de vous déléguer le rédacteur qui vous convient. De plus, les experts ne portent pas de jugement personnel sur les interventions ou les décisions prises.
Véracité du compte-rendu
Les propos retranscrits par le rédacteur sont précis, qu’ils soient basés sur des enregistrements ou uniquement sur des notes. S’il a des doutes sur l’importance de l’intervention, s’il constate des inexactitudes ou s’il ne comprend pas quelque chose, il le signalera et le portera à votre attention.
Opter pour un service de rédaction sur mesure approprié aux réunions et entretiens professionnels
Les agences de compte-rendu professionnelles proposent trois services de transcription et de compte-rendu différents :
La transcription mot à mot
Elle est aussi appelée compte rendu exhaustif. Cette technique répète mot pour mot toutes les discussions de la réunion. Les paroles sont inchangées, tout comme les suivantes :
- soupir
- sourire
- bégaiement
Les informations sur les employés peuvent être répétées dans le rapport final si nécessaire. Il s’agit de la méthode de compte-rendu la plus précise.
Le compte rendu reformulé
C’est plus concis qu’une transcription mot à mot. Cette méthode inclut toutes les interactions entre les participants à la réunion. Cependant, il ne reprend pas les tournures de phrases exactes. La discussion a été formalisée et adaptée pour une lecture plus professionnelle et fluide.
La synthèse brève
Elle est plus synthétique que le compte rendu reformulé. Ce service comprend uniquement les points clés et les discussions principales de la réunion. Les rapports sont courts et efficaces. Cet échange est vulgarisé pour présenter une vision globale des propos tenus.
